INFORMATIONS : une base de données unique pour les élus et mandatés

Une base de données unique remplacera bientôt l'ensemble des informations économiques et sociales données de façon récurrente aux représentants 
du personnel, sous forme de rapports ou autres. Bien que sa portée réelle soit incertaine, elle peut constituer un outil au service de l'intervention des salariés.
La loi du 14 juin 2013, dite de sécurisation de l'emploi, prévoit la mise en place d'une base de données unique (BDU) destinée à remplacer l'ensemble des informations, économiques et sociales données de façon récurrente aux institutions représentatives du personnel, sous forme de rapports ou autres. Cette base sera mise à jour régulièrement (Art. L. 2323-7-2 du Code du travail). Elle constituera notamment le support de la préparation par l'employeur de la consultation du comité d'entreprise (CE) sur les orientations stratégiques de l'entreprise et sur leurs conséquences.
Ce dispositif doit être opérationnel dans le délai de un an dans les entreprises de 300 salariés et plus (soit à compter du 14 juin 2014) et dans un délai de deux ans dans celles de moins de 300 salariés (au 14 juin 2015). Les informations transmises de manière récurrente au CE devront être mises à la disposition de ses membres dans la base de données au plus tard le 31 décembre 2016.
Cette base de données est accessible en permanence aux membres du comité d'entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu'aux membres du comité central d'entreprise, du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, et aux délégués syndicaux.
La BDU est constituée au niveau de l'entreprise (et le cas échéant également au niveau du groupe si un accord le prévoit). Dans les entreprises dotées d'un comité central d'entreprise, la base de données comporte les informations que l'employeur met à disposition de ce comité et des comités d'établissement (Art. R. 2323-1-6 du Code du travail).

Contenu de la base de données
La base de données unique devra être mise à jour régulièrement. Elle porte sur un certain nombre de thèmes fixés par l'article L. 2323-7-2 du Code du travail.
Dans toutes les entreprises, la base de données comporte une présentation de la situation de l'entreprise, notamment le chiffre d'affaires, la valeur ajoutée, le résultat d'exploitation et le résultat net (Art. R. 2323-1-3 du Code du travail). Elle rassemble les informations indiquées dans le tableau ci-contre selon que l'entreprise comporte au moins 300 salariés ou moins de 300 salariés.
Ce contenu peut être « enrichi » par un accord d'entreprise ou de branche en fonction de l'organisation et du domaine d'activité de l'entreprise. Il en résulte qu'un accord ne peut prévoir une « adaptation » qui affaiblirait le contenu de la base.
Les informations doivent porter sur l'année en cours et les deux années précédentes (toutefois ces dernières n'ont pas à être intégrées lors de l'année de la mise en place de la BDU).

Des données à caractère prospectif
Par ailleurs, la base de données doit revêtir un caractère prospectif en intégrant des perspectives sur les trois années suivantes, telles qu'elles peuvent être envisagées.
Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L'employeur indique, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu'il précise (Art. R. 2323-1-5 du Code du travail). On absout ainsi à l'avance les employeurs de ne pas communiquer certaines informations.
Attention : en tout état de cause, la BDU ne se substitue pas aux informations qui doivent être remises aux élus et aux représentants syndicaux en vue de la consultation sur des événements ponctuels (par exemple, l'introduction de nouvelles technologies, ou une opération de restructuration) (Art. L. 2323-7-3 du Code du travail). Ne sont concernées que les informations dites récurrentes.

Date de mise à disposition 
et délai de consultation
La mise à disposition des informations dans la BDU vaudra communication des rapports et informations au comité d'entreprise, à condition que les informations transmises aient été actualisées (Art. L. 2323-7-3 du Code du travail).
Ce dernier point devra être soigneusement vérifié, car la mise à disposition devrait constituer le fait générateur des consultations annuelles prévues par la loi et par conséquent le point de départ du délai pour que le comité rende son avis dans le cadre de telle ou telle consultation (voir sur ce point NVO n° 3512 
du 21 février 2014). À notre avis, si l'employeur met à disposition une information non actualisée, il ne peut être regardé comme ayant satisfait à son obligation et les délais de consultation ne peuvent commencer à courir.
En tout état de cause, le comité pourra s'adresser au juge du tribunal de grande instance statuant en la forme des référés pour exiger l'actualisation de la base en invoquant des difficultés particulières d'accès aux informations nécessaires à la formulation de l'avis motivé du comité, et en demandant une prolongation du délai de consultation, comme l'y incite la nouvelle rédaction de l'article L. 2323-4 du Code du travail.
Les informations et rapports qui ne figureront pas dans la base de données unique devront continuer à être communiqués périodiquement aux élus sous leur forme habituelle.

Obligation de discrétion
Les membres du comité d'entreprise, du comité central d'entreprise, du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, les délégués syndicaux et, le cas échéant, les délégués du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données unique (Art. L. 2323-7-2 du Code du travail).
Selon la loi, l'obligation de discrétion ne concerne que les informations « présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le chef d'entreprise ou son représentant » (Art. L. 2325-5 du Code du travail). Il n'y a pas d'obligation de discrétion si ces deux conditions ne sont pas remplies simultanément, c'est-à-dire si l'employeur ne demande pas officiellement la discrétion, ou s'il la demande pour un fait qui n'a rien de confidentiel. L'employeur ne peut s'arroger le droit de définir lui-même ce qui est « objectivement confidentiel », comme le proposait l'ANI du 11 janvier 2013, qui n'a finalement pas été suivi sur ce point par le législateur.
À noter toutefois que certaines informations visées par la loi sont présumées confidentielles. Il s'agit de la situation de l'actif réalisable et disponible, de la situation du passif exigible, du compte de résultat prévisionnel, du tableau de financement et du plan de financement prévisionnel (Art. L. 2323-10 et L. 2323-82 du Code 
du travail).

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