Frais professionnels pour 2015

En principe, les sommes versées par l'employeur au titre des frais professionnels devraient être soumises à cotisations. Toutefois, un arrêté ministériel prévoit leur exclusion de l’assiette des cotisations de sécurité sociale (1). Cet arrêté donne la définition des frais professionnels et les conditions et les limites dans lesquelles peuvent être exonérées les différentes indemnisations.
Les montants mentionnés ci-dessous en euros sont revalorisés le 1er janvier de chaque année en fonction de l'augmentation du coût de la vie. Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions (2).

Dépenses liées à la nourriture
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n’excède pas 18,10 euros par repas. C'est l'indemnité de repas.

Lorsque le salarié est contraint de prendre une restauration sur son lieu effectif de travail, en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail, telles que travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou travail de nuit, l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de restauration est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n’excède pas 6,20 euros. C'est I'indemnité de restauration sur le lieu de travail.

Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier, et lorsque les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant, l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n’excède pas 8,80 euros. C'est l'Indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l’entreprise.

Utilisation d'un véhicule personnel
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale. Cette disposition vise à la fois le cas des salariés en déplacement professionnel (itinérants, commerciaux) et celui des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail. Dans ce dernier cas, cette contrainte peut résulter de difficultés d'horaires ou de l'inexistence des transports en commun (3).

Indemnités forfaitaires de grand déplacement
Les limites d'exonération des indemnités forfaitaires de grand déplacement varient selon que le déplacement a lieu en métropole, dans les territoires français situés Outre-mer ou à l'étranger. La durée de l'exonération est commune à ces différents déplacements.

En métropole
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle, les indemnités de missions destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas les 18,10 euros par repas.
S’agissant des indemnités de mission destinées à compenser les dépenses supplémentaires de logement et du petit-déjeuner, elles sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas, par jour, 64,70 euros pour le salarié en déplacement à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et 48,00 euros par jour pour les salariés en déplacement dans les autres départements de la France métropolitaine.

Dans les DOM, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel dans les départements d’outre-mer, les collectivités de Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’Etat envoyés en mission temporaire dans les départements d’outre-mer.
Toutefois, le taux applicable en Guyane s’applique également en Martinique et en Guadeloupe.

Dans les TOM autres que Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel dans les territoires français situés outre-mer autres que ceux qui sont mentionnés ci-dessus, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’Etat envoyés en mission temporaire dans les territoires d’outre-mer.

À l’étranger
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission du groupe I allouées aux personnels civils et militaires de l’Etat envoyés en mission temporaire à l’étranger.

Dispositions communes
Lorsque les conditions de travail conduisent le salarié à une prolongation de son déplacement sur le même lieu de travail,
– au-delà de 3 mois de façon continue ou discontinue, un taux d'abattement de 15 % est appliqué aux indemnités forfaitaires visées ci-dessus ;
– au-delà de 24 mois de façon continue ou discontinue et dans la limite de quatre ans, le taux d'abattement est de 30 %.
Les montants résultant des abattements sont arrondis à la dizaine de centimes d’euro la plus proche.

Frais engagés dans le cadre d'une mobilité professionnelle
Les frais engagés par le salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l'emploi.

L'employeur est autorisé à déduire de l’assiette des cotisations sociales les indemnités suivantes :
– les indemnités destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, dans l’attente d’un logement définitif : elles sont réputées utilisées conformément à l’objet pour la partie qui n’excède pas 71,90 euros par jour pour une durée ne pouvant dépasser 9 mois ;
– les indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement : elles sont réputées utilisées conformément à l’objet pour la partie n’excédant pas 1.440,20 euros, majorés de 120,00 euros par enfant à charge dans la limite de 1800,20 euros ;
– les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié, sous réserve que l'employeur justifie la réalité des dépenses engagées par le salarié ;
– les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères et qui ne bénéficient pas du régime de détachement en vertu du règlement CEE/1408/71 ou d’une convention bilatérale de sécurité sociale à laquelle la France est partie et par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger qui continuent de relever du régime général, sous réserve que l'employeur justifie la réalité des dépenses engagées par le salarié ;
– les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre, sous réserve que l'employeur justifie la réalité des dépenses engagées par le salarié.

Frais liés au télétravail
Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par la convention ou accord collectif, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (téléphone fixe ou mobile, micro-ordinateur portable ou non, progiciels, modem d'accès à un télécopieur, à l'ordinateur de l'entreprise, à Internet) qu’il possède, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi conformément au contrat de travail. Les remboursements effectués par l'employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

(1) Art. L. 242-1 du Code de sécurité sociale.
(2) Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, JO du 27.
Pou en savoir plus sur le site de l’URSSAF

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