Convocation à l’entretien préalable : les obligations légales de l'employeur
Publié le 6 juillet 2020
Par Marie Alaman
La convocation à l'entretien préalable doit respecter certaines conditions pour être valable. NVO droits fait le point sur les aspects indispensables devant figurer dans la lettre.
Lors de l'entretien préalable, l'employeur présente au salarié les motifs qui l'amènent à envisager un licenciement. Cet entretien est donc très important pour la défense du salarié. Raison pour laquelle la convocation à l'entretien préalable doit respecter certaines conditions pour être valable.
L'entretien préalable est obligatoire quel que soit :
Attention Lorsque l'employeur procède au licenciement pour motif économique de 10 salariés ou plus sur une même période de trente jours, et s’il existe un CSE dans l’entreprise, un plan de sauvegarde de l'emploi (PSE) est obligatoire. En outre, la procédure d’entretien préalable au licenciement ne s’applique pas. L'employeur n’est donc pas tenu de convoquer chaque salarié à un entretien.
- le motif du licenciement ;
- l'ancienneté du salarié ;
- la taille de l'entreprise.
Il doit avoir lieu même en cas de faute grave ou lourde du salarié, ou si la faute a donné lieu à une mise à pied à titre conservatoire.
La forme de la convocation
Sur la forme, la convocation doit être écrite. Elle est effectuée par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge.
Si le salarié refuse de recevoir la lettre recommandée de convocation, cela ne peut ni annuler ni suspendre la procédure de licenciement (Cass. soc. 23 juil. 1980, n° 80-60233). Mais, cela ne peut, en aucun cas, justifier à l'avance le licenciement (Cass. soc. 18 fév. 2004, n°01-46124).
La lettre de convocation ne doit pas laisser apparaître que le licenciement est considéré comme acquis, à défaut, elle vaut rupture du contrat (Cass. soc. 19 mars 2014, n°12-28206).
Sur le fond, la convocation doit impérativement mentionner l'objet de l'entretien afin de permettre au salarié d'assurer sa défense en mentionnant, notamment, qu'un licenciement est envisagé (Cass. soc. 31 janv. 2007, n° 05-40540).
La convocation n’est pas tenue de préciser tout ce que reproche l'employeur au salarié. Elle doit seulement indiquer l’objet de l’entretien et non les motifs appuyant le licenciement (Cass. soc. 6 avril 2016, n°14-23198).
La mention de l'assistance du salarié
La convocation doit obligatoirement mentionner la possibilité pour le salarié convoqué de se faire assister par une personne de son choix. Cette personne doit appartenir au personnel de l'entreprise, lorsque celle-ci est dotée de représentant du personnel.
Lorsqu'il n'y a pas d'institution représentative du personnel dans l'entreprise, la lettre de convocation doit mentionner la possibilité de se faire assister par un conseiller de son choix inscrit sur la liste départemental (Cass, soc. 6 fév. 2001, n°98-43597). L'employeur doit également mentionner l'adresse des services où cette liste est tenue à disposition (Cass. soc 6 déc. 2005, n°03-48384).
L’omission d’une de ces adresses dans la lettre de convocation constitue une irrégularité de procédure, quand bien même le salarié s’est présenté à l’entretien accompagné d’un tel conseiller (Cass. soc. 9 nov. 2010, n°09-41578).
Un délai de cinq jours ouvrables
L'employeur ne peut fixer la date de l'entretien moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre de notification.
Le jour de la réception de la lettre ne compte pas, le délai court donc à compter du lendemain et expire le dernier jour à minuit (Art. 642 du C.P.C.).
Le salarié doit bénéficier de cinq jours pleins pour assurer sa défense (Cass. soc. 20 fév. 2008, n° 06-40949). C'est-à-dire que les jours ouvrables se décomptent sans tenir compte du jour consacré au repos hebdomadaire, des jours fériés ou des jours habituellement chômés dans l'entreprise (Cass. soc. 14 nov. 2011, n°10-21242).
Dans le cas où le délai expire un samedi, dimanche, un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant (Cass. soc. 10 juillet 2019, n°18-11528). Précisons que le salarié ne peut pas renoncer à ce délai (Cass. soc. 28 juin 2005, n°02-47128).
Le non-respect de ce délai de cinq jours ouvrables constitue une irrégularité de procédure qui ne peut d'ailleurs être couverte par le fait que le salarié était assisté lors de l’entretien (Cass. soc. 6 oct. 2010, n°08-45141).
Le lieu de l'entretien
Le lieu de l'entretien est en principe celui ou s'exécute habituellement le travail où le siège social, sauf si les circonstances justifient de fixer l'entretien dans un autre lieu. À défaut de motif légitime, le fait de déplacer le lieu de l'entretien ailleurs que sur le lieu de travail entraîne une irrégularité de procédure.
Dans le cas où l'entretien se déroule dans une autre ville ou un lieu éloigné du lieu de travail habituel, le salarié peut demander le remboursement de ses frais de déplacement (Cass. soc. 28 janv. 2005, n°02-45971).
Pour en savoir plus consultez notre guide : Faire face au licenciement
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