Base de données économiques et sociales: quand y accéder ?
Publié le 20 novembre 2019
Par Laurent Milet
Un employeur peut limiter l'accès à la base de données économiques et sociales pendant les heures de travail, soit sur support informatique, soit sur support papier, par courrier ou fax, sur demande. Une solution critiquable.
Selon le deuxième alinéa de l'ancien article L. 2323-8 du Code du travail, la base de données économiques et sociales (BDES), qui sert de support aux consultations récurrentes du comité d'entreprise, doit être accessible en permanence aux membres du comité d’entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu’aux membres du comité central d’entreprise, du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, ainsi qu’aux délégués syndicaux.
Conformément à l'ancien article R. 2323-1-7 du Code du travail, il appartient au seul employeur de fixer les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de la BDES de manière à ce que ces modalités permettent aux personnes y ayant accès d'exercer utilement leurs compétences respectives.
Un accès limité aux heures d'ouverture de l'entreprise
Au sein d’une société, l'employeur avait limité l'accès à la BDES aux heures d'ouverture de l'entreprise. Les syndicats estimaient que cette limitation était excessive et avaient saisi le juge des référés pour obtenir la levée de cette restriction.
Le juge des référés, approuvé par la Cour de cassation, a rejeté leur demande. Selon le juge, la condition d'accès permanente et utile à la BDES prévue aux anciens articles L. 2323-8 et R. 2323-1-7 du Code du travail dans leur rédaction alors applicable était satisfaite, dès lors que celle-ci était accessible soit par informatique pendant les heures de travail à partir de l'adresse IP des agences, soit sur support papier, par courrier ou fax, sur demande (Cass. soc. 25 sept. 2019, n° 18-15504, syndicat CGT Intérim c/Sté Supplay).
Une conception restrictive de l'accessibilité
La conception de l'accessibilité qui résulte de l'arrêt de la Cour de cassation est cependant très réductrice.
Tout d'abord, elle ignore les différentes formes d'exercice du mandat : quid de l'élu ou du délégué syndical qui est à l'extérieur de l'entreprise et qui, pour les besoins de son mandat, doit accéder aux informations figurant sur la BDES numérique ? Quid de l'élu ou du délégué syndical télétravailleur ?
Ensuite, on peut comprendre que les modalités d'accès puissent être différentes selon que la base de données est tenue à la disposition des élus sur un support informatique ou sur un support papier.
S'il est évident que la consultation d'un support papier peut difficilement se concevoir en dehors des horaires d'ouverture de l'entreprise, dans la mesure où la BDES sera sans doute mise à disposition dans un local prévu à cet effet, une telle limitation nous semble beaucoup plus discutable en cas de consultation par voie informatique, dès lors qu'un dispositif technique permet d'assurer la sécurité des informations.
Et cela d'autant plus que les membres de la délégation du personnel du comité d'entreprise – aujourd'hui CSE – et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur (Art. R. 2323-1-8 ancien et L. 2312-36 nouveau du C. trav.).
Et avec le CSE ?
Depuis les ordonnances de 2017, l'accessibilité à la BDES pour le comité social et économique et les délégués syndicaux est objet de négociation. Ces modalités d'accès doivent rester compatibles avec l'alinéa 6 de l'article L. 2312-21 du Code du travail, qui précise que les modalités de fonctionnement de la base de données doivent permettre au comité social et économique et, le cas échéant, aux délégués syndicaux, d’exercer utilement leurs compétences.
L'accord peut donc aménager le caractère permanent ou non de l'accessibilité, mais sans entraver l'exercice utile des compétences. À défaut d'accord, il appartient toujours à l'employeur de déterminer et de fixer les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base (art. R. 2312-12 du C. trav.). Le problème posé par l'arrêt commenté demeure donc entier.
En savoir plus : M. Cohen et L. Milet, « Le droit des CSE et des CG », 14e éd., LGDJ 2019, n° 1199 et n° 1211.
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