REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL : heures de délégation, quelle rémunération ?

Les heures 
de délégation doivent être considérées comme du temps de travail effectif et le représentant du personnel ne doit subir aucune perte de salaire du fait de ses fonctions. 
Dans le calcul de sa rémunération, il ne doit subir aucune distinction entre son temps de travail professionnel 
et le temps d'absence pour exercer ses fonctions de représentation.
Le paiement des heures de délégation est effectué sur la base de la rémunération effective
La loi confère aux élus du personnel un crédit d'heures de délégation qui revêt un caractère individuel et personnel. Les heures peuvent être utilisées librement, à condition d'en informer l'employeur et d'en user conformément à l'objet du mandat. Toute heure de délégation doit être rémunérée, même si certaines ne s'imputent pas sur le crédit d'heures.

Les éléments pris en compte 
dans la rémunération
Les temps de trajet et d'attente
On ne peut pas venir à une réunion sans se déplacer. Il est donc logique que ce temps soit rémunéré comme celui passé à la réunion. Les représentants du personnel et les représentants syndicaux ne doivent subir aucune perte de rémunération en raison de l'exercice du mandat (Articles L. 2315-3 et L. 2325-9 du Code du travail). Ainsi, le temps de trajet, même pris en dehors de l'horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail (Cass. soc., 12 juin 2013, n° 12-12806).
Il en est de même pour le temps d'attente entre les horaires des transports et les débuts et fins de réunion imposés au salarié compte tenu des contraintes du lieu de la réunion. Si une réunion se tient dans une ville éloignée du lieu de travail du représentant du personnel, ce dernier peut être amené à attendre entre plusieurs moyens de transports (Cass. soc., 12 juin 2013, n° 12-15064). Il lui arrive parfois de passer plus de temps sur le temps de trajet qu'à la réunion elle-même. Cette attente doit être rémunérée comme du temps de travail effectif. L'employeur étant souvent réticent aux paiements de ces heures, il est vivement conseillé de négocier avec lui un accord à ce sujet. Cela permet, entre autres, de fixer les modalités de calcul du temps de trajet habituel. L'employeur qui convoque une réunion ne peut exiger que les temps de trajet et d'attente soient imputés sur le crédit d'heures de délégation, ce crédit serait vite épuisé.
Cependant, le temps de trajet effectué pendant ou en dehors des horaires de travail pour se rendre à des réunions qui ne sont ni à l'initiative de l'employeur ni à celle de la majorité des membres du comité d'entreprise (CE) ou des délégués du personnel (DP) – réunions dites extraordinaires – est imputable sur le crédit d'heures.

Les heures supplémentaires
La prise d'heures de délégation peut amener le représentant du personnel à dépasser la durée légale du travail. Ces heures bénéficient alors des majorations pour heures supplémentaires (Cass. soc., 27 octobre 1998, n° 96-40545).
Il en est de même pour les temps de déplacement et d'attente en dehors des horaires normaux de travail effectif. Pour être payé en heures supplémentaires, le dépassement de la durée légale doit être le fait de l'employeur ou être inévitable du fait des horaires pratiqués (Cass. soc., 18 mai 1993, n° 96-43453). Le régime des heures supplémentaires est alors entièrement applicable. Il convient de traiter la rémunération des heures de délégation en heures supplémentaires de la même manière que celle des heures de travail supplémentaires « classiques » par une majoration et/ou un repos. Une entreprise peut prévoir que chaque heure sera remplacée par un repos compensateur équivalent, soit en partie avec rémunération, soit totalement (Article L. 3121-23 du Code du travail). Si par exemple, tous les salariés de l'entreprise bénéficient d'un repos compensateur intégral pour chaque heure supplémentaire effectuée, c'est ce même régime qui s'applique au représentant du personnel (Cass. soc., 9 octobre 2012, n° 11-23167).

Les circonstances exceptionnelles
La limite légale du nombre d'heures alloué aux représentants du personnel ne peut être dépassée qu'en cas de circonstances exceptionnelles. Souvent contestées au moment du paiement, il convient d'en rappeler la nature.
Par circonstances exceptionnelles, il faut entendre : tout événement provoquant un surcroît momentané et inhabituel de démarches (M. Cohen, L. Milet, Le droit des comités d'entreprise et des comités de groupe, LGDJ, 10e éd., juillet 2013). Elles consistent en un événement imprévu ou des circonstances imprévisibles face à un événement prévu. Par exemple un licenciement peut être prévisible, mais l'ampleur et la complexité des problèmes qu'il peut engendrer peuvent constituer une circonstance exceptionnelle. Lorsqu'elles sont justifiées, l'employeur doit payer ces heures au même titre et de la même manière que les heures « normales », sans distinction aucune. Toutefois, en l'absence de circonstances exceptionnelles, l'employeur n'est pas tenu de payer les heures excédentaires (Cass. soc., 8 juillet 2009, n° 08-42546).

Le paiement des heures 
de délégation
Prise en compte de la rémunération habituelle
Le représentant du personnel ne doit pas recevoir deux salaires, mais un seul salaire incluant sans spécification aucune, les heures de délégation. Il n'y a pas de distinction entre le temps de travail professionnel et les temps d'absence pour exercice des fonctions de représentation. Le paiement des heures de délégation est effectué sur la base de la rémunération effective et non sur celle du salaire minimum conventionnel (Cass. soc., 17 nov. 2004, n° 01-40576).
Ces heures n'étant pas soumises à un régime distinct, elles doivent être prises en compte pour l'ancienneté (Cass. soc., 20 nov. 1991, n° 90-60397). Elles ouvrent également droit aux avantages qui sont liés aux heures de travail accomplies. Par exemple, si des temps de pause sont rémunérés, sous réserve d'accomplissement d'un certain nombre d'heures de travail, le représentant du personnel concerné peut prétendre à la rémunération des mêmes temps de pause dès lors qu'il a effectué un nombre égal d'heures de délégation (Cass. soc., 26 juin 2001, n° 98-46387). De même des élus travaillant habituellement le week-end et bénéficiant à ce titre de majorations horaires ne perdent pas le bénéfice de ces majorations s'ils effectuent des heures de délégation pendant la semaine (Cass. soc., 28 oct. 2008, n° 07-40524).
Lorsqu'un représentant du personnel assiste à des réunions à l'initiative de l'employeur durant ses congés payés, le temps passé à ces dernières doit être rémunéré comme du temps de travail effectif. Les congés payés sont alors reportés. Si du fait de la rupture de son contrat, le salarié est empêché de reporter la part de congé payé dont il n'a pu bénéficier, il doit recevoir une indemnité compensatrice pour la part de congé non pris (Cass. soc., 27 nov. 2013, n° 12-24465).

Primes et indemnités
Sont également inclus dans la rémunération des heures de délégation les primes, indemnités et avantages en nature normalement dus en application des dispositions légales ou conventionnelles ou des usages. Tel est le cas pour des primes de conditions de travail (Appel Douai, 31 mars 1983, Sté Conte, RPDS 1984, somm. 102), des majorations pour travail de nuit (Cass. soc., 14 mars 1989, n° 86-42291), des primes de repas (Cass. soc., 7 nov. 2007, n° 06-41188)… Il s'agit de toutes les primes qui ont un caractère de complément de salaire. Le salarié doit également recevoir les titres restaurants dans les mêmes conditions que tout le personnel. Pour toute journée utilisée en heures de délégation, il doit bénéficier d'un titre restaurant (Cass. soc., 3 juillet 1980, n° 79-40469) ou d'une indemnité de repas (Cass. soc., 6 oct. 2004, n° 01- 47288) et ce même s'il exerce ses fonctions pendant les heures de repas (Cass. soc., 9 juin 1988, n° 85-43379).

Commissions
Lorsque le salarié est rémunéré en tout ou partie par des commissions, la somme qui lui est allouée pendant la période où, du fait de ses fonctions représentatives, il ne peut travailler, doit être calculée d'après son salaire réel et être au moins égale au Smic (Cass. soc., 9 janv. 2013, n° 11-26418). Le paiement des heures de délégation prend en compte toutes les sommes que le salarié aurait perçues s'il avait réellement travaillé, à savoir, outre la part de son salaire fixe, sa part de commissions calculée au prorata des heures de délégation accomplies (Cass. soc., 21 janv. 2004, n° 01-43229).

Présomption de bonne utilisation 
et paiement à l'échéance normale
Étant considérées comme du temps de travail, les heures de délégations doivent être payées à l'échéance normale de la paie, sans que le délégué ait à fournir une justification de leur bonne utilisation. La loi a institué une présomption de bonne utilisation du crédit d'heures par les représentants du personnel. L'employeur doit payer avant de contester, même s'il détient ou croit détenir la preuve d'un usage irrégulier (Cass. soc., 9 déc. 1985, n° 84-44252).
Un refus ou un retard de paiement peut être constitutif d'un délit d'entrave (Cass. crim., 11 mai 1999, n° 98-82900). Et le représentant du personnel qui n'a pas perçu son dû peut saisir le référé prud'homal (Cass. soc., 9 juillet 2003, n° 01-41038) en demande de paiement des sommes litigieuses, mais également en demande de dommages-intérêts si le refus lui a causé un préjudice matériel ou moral.
Cette obligation de paiement est limitée aux heures du crédit légal et non aux heures qui sont prises en fonction de circonstances exceptionnelles, dont il appartient au représentant du personnel d'établir l'existence, préalablement à tout paiement par l'employeur, de même que la conformité de l'utilisation desdites heures à l'égard du mandat représentatif dont il est investi (Cass. soc., 21 juillet 1986, n° 84-41664).

Zoom
Contestation des heures par l'employeur

L'employeur est obligé de payer les heures de délégation déclarées et utilisées par les représentants du personnel. Il ne peut pas demander à un salarié de justifier ses heures de délégation avant utilisation ni même avant leur paiement (Cass. soc. 21 novembre 2000, n° 98-40730), sauf en cas de dépassement pour circonstances exceptionnelles. Cependant, il peut par la suite demander au représentant de justifier l'emploi qu'il a fait de ces heures (Cass. soc., 23 mai 2007, n° 06-42972) . En cas de refus, ou en cas de contestation de l'utilisation des heures de délégation, l'employeur peut alors saisir le conseil des prud'hommes. Si une action en remboursement d'heures de délégation prétendument mal utilisées est amenée devant le juge, l'employeur doit avoir au préalable demandé au représentant du personnel concerné les activités exercées durant ces heures (Cass. soc., 15 décembre 1993, n° 91-44481).
La charge de la preuve incombe à l'employeur, s'il estime que les heures de délégation n'ont pas été utilisées conformément aux missions des représentants du personnel. Toutefois, le représentant du personnel doit apporter des précisions sur les activités qu'il a exercées dans le cadre de son mandat. Mais, il n'est pas tenu de préciser l'objet de ses entretiens ou l'ordre du jour des réunions auxquelles il a participé. L'employeur ne peut pas saisir le juge des référés pour obtenir des « justifications » de l'utilisation faite de certaines heures de délégations (Cass. soc., 25 mai 1993, n° 89-45542).
À l'appui de sa contestation, l'employeur doit établir la non-conformité de l'utilisation des heures à l'objet du mandat représentatif (Cass. soc., 1er décembre 1993, n° 89-44297). Si sa demande est dénuée de tout fondement, l'employeur peut être condamné, pour abus du droit d'ester en justice, à des dommages-intérêts pour le préjudice moral et matériel causé par l'action.

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