En télétravail, vos frais professionnels sont obligatoirement remboursés !

La prise en charge des frais exposés par le salarié dans le cadre du télétravail, même en cas de circonstances exceptionnelles, est obligatoire pour l'employeur, dès lors qu'ils sont engagés pour les besoins de l'activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise. Nvodroits vous donne plus de détail.

Des textes encadrent le remboursement des frais professionnels lorsque le salarié est en télétravail. Il ne s'agit pas de dispositions légales mais d'accords nationaux interprofessionnels (ANI) des 19 juillet 2005 et 26 novembre 2020 dont l'application ne dépend que de la bonne volonté de l'employeur, en l'absence d'accord existant dans l'entreprise. Pour autant, ce dernier ne peut pas faire n'importe quoi, comme en témoigne cette décision du tribunal judiciaire de Paris en date du 23 mai 2023 (n° 21/08088).

Ce que disent les textes

La loi n'impose plus la prise en charge par l'employeur des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût du matériel, des logiciels, abonnements, communications et outils, ainsi que de la maintenance. Seuls les ANI précités en posent désormais le principe comme suit :

– l'employeur prend en charge, dans tous les cas, les coûts directement engendrés par le télétravail (Art. 7 ANI 2005) ;

– les frais engagés par un salarié dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l'employeur et s'applique à l'ensemble des situations de travail (Art  3.1.5 ANI 2020).

L'argument patronal (fallacieux) pour s'exonérer des frais

Pour éviter le paiement des frais professionnels, de nombreux employeurs renvoient la question de ce remboursement à la négociation collective, tel que précisé dans le Code du travail lui-même (Art. L. 1222-9 C. trav.) et l'ANI de 2020. C'est la tentative opérée, devant le tribunal judiciaire de Paris le 23 mai 2023, par une entreprise de services pétroliers qui estimait qu'il n'existait pas d'accord l'engageant sur ce point. Elle est retoquée par ce même tribunal qui rappelle, au contraire, le principe selon lequel l'employeur doit rembourser les dépenses réalisées. Seules les modalités de ce remboursement dépendent de la négociation.

L'indemnisation du salarié au forfait ou au réel est possible

À ce titre, les modalités de remboursement sont assez souples pour l'employeur. Deux options s'offrent à lui : le paiement au forfait ou au réel des frais. C'est un choix qui lui appartient et qui peut faire l'objet d'une éventuelle négociation. C'est pourquoi les excuses que pourrait émettre l'employeur pour s'en exonérer ne tiennent pas la route pour le tribunal. Pour preuve, dans notre affaire, la tentative de l'employeur de considérer comme impossible la réalisation de l'une ou l'autre des options est mise en échec. En effet, ce dernier exclut le remboursement au forfait prétextant qu'il ne peut résulter d'une décision unilatérale de sa part mais d'une clause au contrat de travail. De même, il exclut le remboursement au réel en considérant qu'une incertitude planerait sur les frais engagés par le salarié. Ces arguments sont, bien entendu, rejetés par le tribunal judiciaire.

Télétravail et dépenses pour les besoins de l'activité et dans l'intérêt de l'entreprise

La juridiction rappelle ainsi que « […] les frais exposés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération. De sorte qu’un salarié en télétravail bénéficie d’un droit à l’indemnisation de l’occupation de son domicile personnel à des fins professionnelles, et ce, quels que soient les motifs pour lesquels il a été placé en télétravail. »  Les juges ajoutant que, « pendant toute la crise sanitaire les salariés ont occupé leur domicile à des fins professionnelles, dans l’intérêt de leur employeur, ce qui comprend toutes les dépenses annexes telles que le loyer, l’assurance, les impôts, l’électricité et le gaz, Internet, etc. »

Ainsi, les dépenses réalisées par le salarié doivent l'être pour le compte de l'entreprise et dans le cadre du télétravail.

Il est vrai, dans cette affaire, que la mise en place du télétravail avait été imposée à la suite de la pandémie. Pour autant, comme l'indique le tribunal, ce droit à indemnisation résulte de l'existence même du télétravail et non de ses conditions de mise en place. Le fait que l'entreprise ait été contrainte n'a aucune incidence sur l'obligation qu'à l'employeur de rembourser le salarié.

L'action en justice du CSE et du syndicat a ainsi permis aux salariés d'obtenir le versement d'une indemnité de 2,50 euros brut par jour de télétravail. Et au syndicat de se prévaloir de la somme de 3 000 euros pour préjudice causé à l'intérêt collectif de la profession (Art. L. 2132-3 C. trav.).

Reste que l'employeur a fait appel de cette décision. Affaire à suivre…