Construire une demande de rappel d’heures supplémentaires

La Revue pratique de droit social (RPDS) a publié dans son numéro 903 de juillet 2020 un dossier complet sur le contrôle du temps de travail et le contentieux de la durée du travail.

Les employeurs ont en effet des obligations de décompte et de suivi de la durée du travail de leurs salariés, qui diffèrent selon que ces derniers sont employés selon un horaire collectif, commun à une même unité de travail, ou des horaires individuels.

Les documents de décompte du temps de travail des salariés non soumis à un horaire collectif doivent aussi bien permettre de déterminer la réalisation d'heures supplémentaires que de s'assurer du respect des durées maximales de travail et des temps de repos minimums.

Les salariés peuvent aussi utilement se constituer des éléments de preuve de leurs horaires de travail dans la perspective d'actions contentieuses visant à réclamer le paiement des heures supplémentaires ou/et à obtenir des dommages-intérêts du fait d'un non-respect des durées maximales de travail et de l'inobservation des temps de repos minimum.

Un tableau en version dynamique disponible ici permet de construire une telle demande de rappel d'heures supplémentaires devant le conseil de prud'hommes.

Comment utiliser le tableau

Chaque salarié doit remplir les colonnes le plus précisément possible :

• Durée du travail hebdomadaire : correspond à la durée à laquelle chaque salarié est soumis. Sans précision particulière, cette durée est égale à 35 heures (telle que renseignée dans l'exemple publié dans la RPDS n° 903, p. 236) mais cette durée peut être modifiée en fonction de l'aménagement du temps de travail mis en place dans l'entreprise ;
• Temps de pause moyen : selon la moyenne des temps de pause quotidiens, déjeuners non professionnels, pause entre deux périodes d'activité, etc. ;
• Heures de début de journée (lieu de travail) : soit l'heure d'arrivée du salarié sur son lieu de travail, chez son premier client, sur le chantier, etc. ;
• Heures de fin de journée (Lieu de travail) : renvoie à l'heure de fin de journée sur le lieu de travail, fin de la dernière visite client, départ du chantier, etc. ;
• Nombre d'heures réalisées en dehors du temps normal de travail : fait référence aux heures travaillées à domicile avant ou après la journée habituelle de travail, aux interventions pendant le temps d'astreinte, etc.

Par ailleurs, il est conseillé de compléter la colonne « Observations » le plus précisément possible en indiquant la nature des évènements intervenus sur cette période. Par exemple, il est intéressant de préciser :

• les jours de RTT ;
• les jours de congés payés ;
• les jours d'arrêt maladie ;
• les jours de congé maternité ;
• les déjeuners clients (qui sont considérés comme du temps de travail effectif et non du temps de pause) ;
• les jours passés en déplacement ; les heures de déplacement ne déclenchent pas le décompte d'heures supplémentaires ; cependant, une compensation financière est due si ce déplacement excède le temps de transport domicile/travail. Il est donc intéressant d'indiquer dans le tableau les temps de déplacement exceptionnels effectués.

Produire des pièces justificatives

Afin de présenter une demande la plus précise possible, il est conseillé d'apporter pour chaque journée de travail, une pièce qui justifie des horaires inhabituels dans la colonne intitulée « Numéro(s) et libellé(s) de la pièce justificative ».

Ces pièces doivent être conservées et produites devant le juge. Ainsi, pour entrer des heures de début et de fin de journée particulièrement matinales ou tardives,

il est recommandé de se fonder sur des pièces justificatives pertinentes, telles que des courriels de nature professionnelle, une copie de l'agenda professionnel, des sms, un relevé d'appels, d'autres documents horodatés (facture taxi, ticket de péage…) (Appel Angers, 6 sept. 2016, no 14/03068, SAS JF Cesbron).

Ces éléments seront utilement complétés par des attestations (voir modèle ici) de collègues qui font état de faits constatés, tels que des arrivées matinales ou des départs tardifs, ou encore des témoignages de la charge de travail de l'intéressé, ou tout document relatif à la charge de travail (évaluation annuelle, journal des courriels, organigramme…) (CPH-Boulogne-Billancourt, 19 juil. 2018, no 15/02010, SAS Ipsen Pharma).

Après avoir déterminé le nombre d'heures supplémentaires réalisées, il est indispensable de chiffrer le rappel de salaires qu'il convient de demander devant le conseil de prud'hommes en déterminant la base de calcul des heures supplémentaires comme expliqué en détail p. 237 et suivantes du dossier de la RPDS 903.